هنگام نوشتن مقالات در ویکی پدیا گاهی اوقات نیاز است از عکس هم استفاده شود. بطور کلی تصاویر به مقالات جلوه بهتری می‌بخشند و توصیه می‌شود در صورت امکان این کار صورت بپذیرد. استفاده از عکس، می‌تواند به منظور زیبایی، نمایش اطلاعات تصویری (مانند جلد کتاب) و یا ارایه گزارشی از یک رویداد باشد. اما مساله اینجاست که ویکی پدیا در زمینه استفاده از عکس قوانینی دارد که باید آنها را رعایت نمود. در صورت تخطی از این قوانین، به کاربر هشدار داده خواهد شد و در صورت تکرار این اشتباه ممکن است کاربر متخلف مسدود شود. در این مطلب به طور مختصر به تبیین سیاست‌های ویکی پدیا برای استفاده از عکس  پرداخته خواهد شد.

قبل از ارسال عکس و استفاده از آن در ویکی پدیا، باید بررسی شود که عکس در کدام یک از دسته های زیر قرار میگیرد:

1-  اثر شخصی: در این حالت کلیه حقوق تصویر متعلق به شماست و در واقع شما بوجود آورنده اثر یا دارنده حق کپی هستید. ویکی پدیا کاربران را تشویق میکند تا تصاویری که خودشان بوجود آورده اند را در ویکی پدیا بارگذاری کنند. با وجود اینکه تصویر متعلق به خود کاربر است، کاربر باید یک مجوز جهت استفاده رایگان انتخاب نماید. به این منظور می توان مجوزهای متعددی را صادر نمود. برای نمونه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• صدور مجوز براساس پرونده مستندات آزاد GNU
• صدور مجوز بر اساس یکی از مجوزهای قابل قبول Creative commons
• نشر تصویر در دامنه عمومی (که در این صورت کلیه محدودیت های حق کپی و مجوزها رفع می‌شود).

توصیه می شود مجوزی که ارایه میدهید از هر دو نوع GNU و Creative commons باشد.

2-  تصویر با مجوز رایگان: در این حالت، استفاده کننده باید (با ارایه مجوز) ثابت کند که تصویر مورد نظر دارای مجوز استفاده رایگان است. این مجوز از سوی دارنده حق کپی (Copyright holder) صادر می‌شود. برای این منظور، باید مجوزهایی که از سوی ویکی پدیا معتبر شناخته میشوند را شناسایی نمود. مجوزهایی که تنها برای استفاده های آموزشی و عیر تجاری هستند و یا تنها برای استفاده در ویکی پدیا صادر شده اند، به اندازه کافی رایگان محسوب نمی‌شوند و تصاویر با این مجوزها حذف خواهند گردید. در واقع هدف آن است که تصاویر هم به اندازه مطالب موجود در ویکی پدیا رایگان و قابل استفاده برای همه باشند (این مورد برای عکسهای با مجوز استفاده منصفانه صادق نیست). بعضی از سایتهای اینترنتی تصاویر رایگان ارایه می‌دهند امادر سایتهایی که در مورد رایگان بودن تصاویر مطلبی بیان نشده است، نیاز به کسب اجازه بوده و باید از دارنده حق کپی درخواست مجوز رایگان نمایید. همانطور که بیان شد، مجوز در خواستی نباید تنها به هدف استفاده در ویکی پدیا باشد و باید کاملا رایگان باشد.

3-  دامنه عمومی: منظور از دامنه عمومی، اینترنت یا فضای خاص دیگری نیست. دامنه عمومی شامل تمامی مواردی است که دارای حق کپی نیستند و هرکسی میتواند به هر قصدی از آنها استفاده کند. تصاویری که در دامنه عمومی قرار می‌گیرند دارای حق کپی نیستند و به عبارتی قوانین حق کپی استفاده از آن‌ها را محدود نمی‌کند. شخص بوجود آورنده می تواند اثر خودش را وارد دامنه عمومی کند. هم چنین تصاویری که شرایط لازم جهت داشتن حق کپی را نداشته و یا حق کپی آنها باطل شده است، دامنه عمومی محسوب می‌شوند.

4-  استفاده منصفانه: این مورد مربوط به زمانی است که کاربر معتقد است استفاده از عکس مشمول شرایط استفاده از محتوای غیر رایگان است. در این مورد، استثنائا میتوان از عکسهای غیر رایگان و بدون مجوز استفاده نمود. البته عکس مورد نظر باید شرایط لازم را داشته باشد و در هر مورد استفاده باید علت استفاده و دلیل قرارگیری این نوع استفاده در دسته استفاده منصفانه را توضیح دهید. در واقع این کار با اضافه نمودن برچسب مورد نظر صورت میگیرد.

برای مثال، در صورتی که تصویر جلد کتاب تفکیک پذیری (resolution) پایینی داشته باشد مشمول استفاده منصفانه خواهد بود و باید از این برچسب جهت توضیح دادن این مورد استفاده نمود.

این که تصویر شما در کدام دسته قرار میگیرد را باید با استفاده از یک الگو در صفحه توضیحات عکسی که بارگذاری نموده اید مشخص کنید. در این الگو لازم است مواردی از قبیل منبع عکس، بوجود آورنده عکس، قانونی که به شما اجازه استفاده میدهد و غیره را بیاورید. برای تکمیل این الگو در نظر داشته باشید:

• برای تصاویری که در یک سایت اینترنتی قرار میگیرند بهتر است لینک به صفحه مورد نظر ارایه شود و نه لینک مستقیم به خود عکس
• چنانچه عکس از یک کتاب گرفته شده است بهتر است کلیه اطلاعات مرجع شناسی کتاب از قبیل نام نویسنده، عنوان، انتشارات ، ISBN و غیره را ارایه دهید.
• در مورد تصاویری که متعلق به خودتان است، بهتر است در قسمت منبع It is my own work نوشته شود.

پس به طور کلی تصاویری که قرار است در ویکی پدیا مورد استفاده قرار گیرند یا رایگان هستند(که در یکی از سه دسته اول قرار می‌گیرند) و یا غیر رایگان هستند (که در صورت دارا بودن شرایط قابل استفاده هستند).

در صورتی که کاربر قصد دارد از تصاویر رایگان استفاده نماید بهتر است آن را ابتدا در Commons بارگذاری نماید. در این صورت از این عکس میتوان در همه پروژه های خانواده بنیاد ویکی مدیا استفاده کرد و محدود به ویکی پدیا نخواهد بود.